Amaç
MADDE 1 – Bu Yönergenin amacı; Ardahan Üniversitesi Dijital Dönüşüm ve Kurumsal Veri Ofisi’nin kuruluş amacı, görevleri, yönetim yapısı ve işleyişine dair esasları belirlemektir.

Kapsam
MADDE 2 – Bu Yönerge, Ardahan Üniversitesi Dijital Dönüşüm ve Kurumsal Veri Ofisi’nin amaçlarını, yönetim organlarını, bu organların görev ve yetkilerini, işleyişini ve koordinasyon esaslarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3 – Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 7. maddesinin (d) bendi ile 14. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 – Bu Yönergede geçen:
a) Üniversite: Ardahan Üniversitesi’ni,
b) Rektör: Ardahan Üniversitesi Rektörü’nü,
c) Ofis: Dijital Dönüşüm ve Kurumsal Veri Ofisi’ni,
d) Koordinatör: Ofisin faaliyetlerinden sorumlu olan ve Rektör tarafından görevlendirilen kişiyi,
e) Koordinatör Yardımcısı: Koordinatöre yardımcı olmak üzere görevlendirilen öğretim elemanlarını,
f) Birim Veri Temsilcisi: Akademik ve idari birimlerde görevlendirilen veri sorumlularını,
g) Yönetim Kurulu: Ofisin yönetim organlarından birini,
ğ) Danışma Kurulu: Ofisin danışma organını ifade eder.
 
Ofisin Amacı
MADDE 5 – Ofis, üniversitenin dijital dönüşümünü sağlamak, kurumsal verileri bütüncül bir sistemle yönetmek, veri temelli karar süreçlerini desteklemek, kalite güvence sistemini beslemek ve yükseköğretimde stratejik yönetim için gerekli altyapıyı oluşturmaktır.

Faaliyet Alanları
MADDE 6 – Ofis, aşağıdaki faaliyet alanlarında çalışır:
a) Üniversitenin dijital dönüşüm stratejilerini geliştirmek, uygulamak ve izlemek.
b) Tüm akademik ve idari verilerin standart, güvenli ve entegre şekilde toplanmasını, işlenmesini, analiz edilmesini ve raporlanmasını sağlamak.
c) Ulusal ve uluslararası sıralama sistemlerine yönelik veri hazırlama ve iletişim süreçlerini koordine etmek.
ç) Üniversite sıralamalarında görünürlüğü artıracak veri setlerini oluşturmak ve değerlendirmek.
d) Üniversite bünyesinde öncelikli olarak eğitim, araştırma ve idari süreçlerde kullanılabilecek dijital araçlara yönelik temel uygulama modelleri geliştirmek; yapay zekâ, büyük veri, bulut tabanlı hizmetler gibi yeni teknolojilerin, kaynak ve personel imkânları çerçevesinde kullanımına yönelik girişimlerde bulunmak.
e) Kurumsal karar alma süreçlerini desteklemek amacıyla üniversite içi göstergelere dayalı, sadeleştirilmiş veri panelleri, temel performans göstergeleri tabloları ve dönemsel raporlama sistemleri geliştirme girişimlerinde bulunmak; mevcut kurumsal verinin anlamlandırılmasını sağlayacak tahminleme modelleri için dış kurum ve akademisyenlerle iş birliği yapılmasına öncülük etmek.
f) Kalite güvence sistemi kapsamında sürekli iyileştirme süreçlerine veri temelli katkı sunmak.
g) Paydaş memnuniyeti ölçümleri (öğrenci, personel, mezun vb.) için anketler tasarlamak, uygulamak ve raporlamak.
h) Üniversitenin stratejik planına uygun olarak performans karneleri ve izleme sistemleri geliştirmek.
i) Dijitalleşme ve veri yönetimi alanında üniversite personeline eğitim, danışmanlık ve rehberlik sağlamak.
j) Kurumsal raporların ve iç-dış paydaş iletişiminde kullanılacak göstergelerin üretimini desteklemek.
k) Ulusal ve uluslararası projelere başvurularda gerekli dijital ve veri altyapısını sağlamak.
 
Yönetim Organları
MADDE 7 – Ofisin yönetim organları şunlardır:
a) Koordinatör,
b) Koordinatör Yardımcıları,
c) Birim Veri Temsilcileri,
d) Yönetim Kurulu,
e) Danışma Kurulu.

Koordinatör ve Yardımcıları
MADDE 8 –
(1) Koordinatör, Rektör tarafından üniversitenin öğretim üyeleri arasından 3 yıl süreyle görevlendirilir.
(2) Koordinatör, çalışmalarında kendisine yardımcı olmak üzere en fazla dört öğretim elemanını Koordinatör Yardımcısı olarak önerir, Rektör onayıyla görevlendirilir.
(3) Koordinatör görevde olmadığı zamanlarda yerine bir Koordinatör Yardımcısı vekâlet eder.
(4) Görev süresi sona eren koordinatör ve yardımcıları yeniden görevlendirilebilir.
(5) Koordinatörün görev süresinin dolması durumunda Koordinatör Yardımcılarının da görev süreleri sona erer.
Görevleri:

• Ofisi temsil etmek, yönetmek ve karar organlarına başkanlık etmek,
• Faaliyetleri planlamak, yürütmek ve değerlendirmek,
• Yıllık faaliyet raporları ve strateji planlarını hazırlamak,
• Üniversite birimleriyle iş birliği içinde veri süreçlerini koordine etmek,
• Ulusal ve uluslararası iş birlikleri yürütmek.

Birim Veri Temsilcileri
MADDE 9 –
(1) Üniversitenin tüm akademik ve idari birimlerinde, birim amirinin önerisiyle bir öğretim elemanı veya idari personel, Birim Veri Temsilcisi olarak görevlendirilir.
(2) Görevli personelin atanması yazılı olarak Koordinatörlüğe bildirilir.
(3) Gerekli hâllerde temsilcinin değişimi yine birim amiri tarafından gerçekleştirilir.
Görevleri:

• Sorumlu oldukları birimdeki veri akışını koordine etmek,
• Veri toplama, doğrulama ve güncelleme süreçlerine destek vermek,
• Anket, ölçme-değerlendirme gibi çalışmaların uygulanmasına katkı sağlamak,
• Koordinatörlükle düzenli iletişim ve iş birliği içinde olmak.

Yönetim Kurulu
MADDE 10 –
(1) Yönetim Kurulu; Koordinatör, Koordinatör Yardımcıları ve Rektör tarafından görevlendirilen 2 öğretim üyesinden oluşur.
(2) Koordinatör, kurulun başkanıdır.
(3) Kurul yılda en az iki kez toplanır, gerekli hâllerde olağanüstü toplantı yapılabilir.
(4) Kararlar oy çokluğu ile alınır.
Görevleri:

• Yıllık faaliyet ve çalışma programlarını karara bağlamak,
• Eğitim, danışmanlık ve proje programlarını planlamak,
• Ofisin personel, kaynak ve proje ihtiyaçlarını değerlendirmek,
• Geçici veya sürekli çalışma gruplarını kurmak.

Danışma Kurulu
MADDE 11 –
(1) Danışma Kurulu, Koordinatör başkanlığında; Üniversite içi ve dışı alan uzmanlarından Rektör tarafından 3 yıl süreyle görevlendirilen en az 4, en fazla 11 üyeden oluşur.
(2) Kurul yılda en az iki kez toplanır.
Görevleri:

• Ofisin stratejik hedeflerine ilişkin önerilerde bulunmak,
• Proje ve araştırmalara bilimsel katkı sunmak,
• Üniversite dışı iş birliklerini geliştirmek,
• Ulusal ve uluslararası gelişmelere yönelik tavsiye kararları almak.

 
Personel ve Kaynaklar
MADDE 12 – Ofisin personel ihtiyacı, 2547 sayılı Kanun’un 13. maddesine göre Rektörlük tarafından sağlanır.

Veri Paylaşımı ve Kullanımı
MADDE 13 – Ofis, veri bankası oluşturabilir; verileri analiz edebilir, raporlayabilir ve yetkili mercilere sunabilir. Dış paydaşlarla yapılacak veri paylaşımı yazılı protokole bağlıdır.

Ekipman ve Harcama
MADDE 14 – Ofisin demirbaş ve harcamaları Koordinatör yetkisindedir. Gerekli durumlarda yetki yardımcıya devredilebilir.

Yürürlük ve Yürütme
MADDE 15 – Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
MADDE 16 – Bu Yönerge hükümlerini Ardahan Üniversitesi Rektörü yürütür.